社用車の私的利用は、経費不正や勤務規律違反につながります。素行調査で事実を客観的に確認する方法を紹介していきましょう。

社用車の私的利用が招くリスク

社用車は業務の遂行に必要な資産であり、使用目的や運行ルールを定めて管理する必要があります。しかし、営業担当者や管理職などが通勤、買い物、家族の送迎、休日のレジャーなどに無断で利用していると、単なる規律違反にとどまらず、企業にさまざまな損害をもたらすおそれがあります。

まず、私的利用に伴う燃料代、高速道路料金、駐車場代、車両の消耗・修理費などが会社負担となれば、経費の不正使用につながります。走行距離や給油記録を意図的に操作している場合には、横領や背任が疑われるケースもあります。また、私用中に事故を起こした場合、保険適用の可否、損害賠償、車両の稼働停止、取引先への訪問遅延など、会社が負う影響は小さくありません。

さらに、社用車を利用して副業、競合他社への協力、不適切な交友関係、情報の持ち出しなどが行われている可能性も否定できません。無断利用を見過ごすことは、職場全体のコンプライアンス意識を低下させ、「他の経費でも不正をしてよい」という風土を生む原因にもなります。

疑いだけで処分や追及を行うと、従業員とのトラブルや不当な監視との指摘を招くことがあります。そのため、必要に応じて探偵・興信所による素行調査を活用し、日時、利用場所、行動内容、車両の使用状況を客観的な証拠として確認することが重要です。

素行調査による客観的な事実確認

社用車の私的利用が疑われる場合、憶測や従業員間の噂だけで処分を進めることは、後の労務トラブルにつながりかねません。探偵・興信所による素行調査では、対象者の行動を適法な範囲で確認し、車両がいつ、どこで、どのような目的で使用されたのかを客観的に記録します。例えば、勤務時間外や休日に自宅から私用施設へ向かっている、家族の送迎や買い物、旅行・レジャーに利用している、業務報告上の訪問先と実際の滞在先が一致しない、といった事実の確認が可能です。

調査では日時、場所、移動経路、立ち寄り先、車両の状況などを時系列で整理し、必要に応じて写真・動画等の資料を添えた報告書として提出します。これにより、単発の利用ではなく、反復・継続的な私的利用があるか、燃料代・高速料金・駐車料金等の不正請求と結び付く可能性があるかも検討しやすくなります。

ただし、調査は従業員の私生活を不当に侵害する目的で行うものではありません。就業規則、車両管理規程、社内での利用許可範囲を確認したうえで、疑義の内容に見合った必要最小限の調査計画を立てることが重要です。客観的な証拠を確保することで、本人への事実確認、注意・指導、懲戒判断、損害回復請求などを冷静かつ適正に進められます。

証拠を踏まえた適切な対応

社用車の私的利用が確認された場合でも、直ちに重い処分を決めるのではなく、取得した証拠を踏まえて事実関係を整理することが重要です。利用日時、走行経路、訪問先、業務上の必要性、給油・高速道路料金等の経費、車両管理簿や勤怠記録との整合を確認し、私用目的であったこと、会社に損害や不利益が生じたことを客観的に判断します。

そのうえで、本人に弁明の機会を設け、業務指示や社内規程の認識、過去の利用状況、上司の黙認の有無なども確認します。証拠が不十分なまま追及すると、不要な紛争やハラスメント問題に発展するおそれがあるため、調査資料、ヒアリング記録、車両データは改変されない形で保全します。

対応は、注意指導、始末書、経費返還、車両使用停止、懲戒処分など、違反の程度や反復性、損害額に応じて相当なものを選択します。悪質な横領、虚偽申請、情報持ち出し、取引先との不正な癒着が疑われる場合は、範囲を広げた内部調査や専門家への相談も必要です。再発防止策として、利用目的の事前申請、GPS・運行記録の適正管理、私用利用の禁止または精算基準の明文化、定期的な監査を整備し、公平で説明可能な車両管理体制を構築します。